Регламент

УТВЕРЖДЕН

постановлением главы Завитинского муниципального округа

от 07.07.2022 № 601

РЕГЛАМЕНТ

администрации Завитинского муниципального округа

I. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент в соответствии с Уставом Завитинского муниципального округа устанавливает основные правила организации деятельности администрации Завитинского муниципального округа (далее – администрация округа) по реализации её полномочий, а также определяет порядок документационного и информационного обеспечения работы администрации.

Действие Регламента распространяется на все структурные подразделения администрации округа, в том числе и имеющие статус юридического лица.

1.2. Глава Завитинского муниципального округа (далее - глава округа) является высшим должностным лицом округа, возглавляет администрацию округа и организует её работу в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом (основным Законом) Амурской области, законами Амурской области, постановлениями и распоряжениями губернатора Амурской области и Правительства Амурской области, Уставом Завитинского муниципального округа, нормативными правовыми актами Завитинского муниципального округа, определяет направления деятельности администрации округа, систематически проводит совещания с руководителями структурных подразделений по вопросам, отнесенным к компетенции администрации округа.

Глава округа представляет администрацию округа в округе и за его пределами. В отдельных случаях, в соответствии с поручениями главы округа администрацию округа могут представлять заместители главы администрации округа.

Во всех случаях, когда глава округа не может исполнять свои обязанности, их временно исполняет первый заместитель главы администрации муниципального округа.

Во время отсутствия или болезни обоих исполнение обязанностей возлагается на одного из заместителей главы администрации округа, работающего в данный период.

1.3. Администрация округа взаимодействует с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти области, а также с органами местного самоуправления округа и хозяйствующими субъектами.

1.4. Администрация округа на основе и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, Указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, Устава (основного Закона) Амурской области, законов Амурской области, постановлений и распоряжений губернатора области и Правительства Амурской области, Устава Завитинского муниципального округа издает постановления и распоряжения, обеспечивает и контролирует их исполнение.

Администрация округа принимает также иные акты, не имеющие правового характера.

Акты администрации округа подписываются главой округа, вступают в силу и подлежат опубликованию в установленном Уставом округа и действующим федеральным законодательством порядке.

1.5. Глава округа объединяет и направляет работу структурных подразделений округа, контролирует их деятельность, дает оценку их деятельности.

II. Планирование и организация работы администрации округа

2.1. Организационное планирование является одним из основных организационно-правовых методов деятельности администрации округа по осуществлению закрепленных за ней функций и полномочий.
Как неотъемлемый элемент научной организации управленческого труда, оно способствует рациональному и целенаправленному воздействию, достижению согласованности в деятельности администрации округа, как сложной, целостной системы.

Деятельность администрации округа осуществляется на основе текущих и перспективных программ и планов. Администрация округа принимает программы действий на определенный период, комплексный план по их реализации, проведения своих заседаний и других мероприятий.

2.1.1. Перспективный план работы администрации округа составляется на календарный год и включает основные направления, формы и методы ее деятельности.

В качестве основных разделов плана выделяется организационная работа администрации округа в области:

- стратегического планирования и финансовой политики;

- экономического развития и муниципальных закупок;

- управления муниципальной собственностью, земельных отношений;

- строительства и архитектуры;

- дорожной деятельности;

- гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций;

- муниципального хозяйства;

- охраны окружающей среды;

- сельского хозяйства;

- правовых и социальных вопросов;

- образования;

- культурно-досуговой деятельности, архивного дела;

- физической культуры и спорта;

- молодёжной политики;

- кадровой работы;

- антикоррупционной деятельности;

- работы с обращениями граждан, информирования населения о деятельности;

- взаимодействия с общественными формированиями;

- совершенствования деятельности администрации округа.

Предложения в план действий на предстоящий год вносят руководители структурных подразделений ежегодно в срок до 1 декабря заместителям главы администрации округа, в соответствии с курируемыми направлениями деятельности. К предоставленным предложениям при необходимости прилагаются обоснования.

Предоставленные предложения рассматриваются заместителями главы администрации округа в течение 5 рабочих дней и направляются (в печатном и электронном виде) заместителю главы администрации округа по работе с территориями для обобщения предложений и составления проекта плана действий на очередной год. В плане указываются основные направления деятельности и мероприятия, сроки их исполнения (месяц, квартал, полугодие), наименование отдела, ответственного за исполнение. Проект перспективного плана на год в течение недели после согласования с заместителями главы администрации округа вносится на подпись главе округа. Утверждается перспективный план на год постановлением главы округа.

Контроль за исполнением плана действий на год осуществляется общим отделом администрации округа два раза в год: по итогам 1 полугодия и в целом за год.

2.1.2. В текущих планах конкретизируется работа, намеченная в перспективных планах, а также предусматриваются:

- проверки или изучение работы расположенных на территории округа предприятий, учреждений и организаций;

- изучение, обобщение и внедрение передового опыта работы;

- совершенствование стиля управленческой деятельности и организации труда;

- основные мероприятия по повышению профессионализма работников аппарата;

- работа, связанная с информированием населения и вышестоящих органов;

- наиболее значительные массовые мероприятия.

Ежемесячно на основании информации заместителей главы администрации округа, руководителей структурных подразделений администрации округа, председателя Совета народных депутатов Завитинского муниципального округа о наиболее значимых мероприятиях, проводимых в округе, предоставляемой заместителю главы администрации округа по работе с территориями до 25 числа, формируется календарный план основных мероприятий, проводимых органами местного самоуправления округа, на следующий месяц, который утверждается главой округа.

Согласование с заместителем главы администрации округа по работе с территориями изменений в план основных мероприятий на следующий месяц (уточнение срока выполнения мероприятия, исключение мероприятия из плана) осуществляется не позднее, чем за 5 дней до проведения запланированного мероприятия.

2.1.3. Еженедельный план мероприятий составляется на очередную неделю на основании докладов заместителей главы округа, руководителей структурных подразделений администрации округа каждый понедельник на еженедельных планёрных совещаниях при главе округа. В докладах указываются проводимые мероприятия (собрания, конференции, совещания, семинары, командировки работников администрации), ответственные за исполнение, сроки исполнения, время и место проведения.

2.1.4. Реализация календарных планов контролируется заместителями главы администрации округа, курирующими соответствующую сферу управления.

2.1.5. Заместители главы администрации округа планируют свою деятельность с учетом необходимости участия в мероприятиях, проводимых главой округа, в образуемых администрацией округа координационных и совещательных органах, а также в других обязательных для муниципальных служащих мероприятиях.

2.2. Планёрные совещания.

2.2.1. Еженедельно, как правило, в понедельник в 09.30 часов глава округа проводит планерные совещания с заместителями главы администрации округа, руководителями структурных подразделений администрации округа, главным специалистом – экспертом по организационному обеспечению деятельности административной комиссии, ответственным секретарём комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав, председателем Совета народных депутатов Завитинского муниципального округа. По ходу совещаний общим отделом администрации округа оформляются: протокол и поручения главы округа. Выполнение поручений контролируется заместителями главы администрации округа. О результатах выполнения исполнители докладывают на следующих планёрных совещаниях. Сводная информация о выполнении поручений предоставляется по понедельникам в общий отдел администрации округа.

2.2.2. Как правило, один раз в месяц (первый понедельник месяца) проводится расширенное планёрное совещание с участниками еженедельных планёрных совещаний и председателем КСО Завитинского муниципального округа, руководителями отдела внутренних дел, пожарной части, районного Совета ветеранов войны, труда, правоохранительных органов и Вооружённых Сил, руководителями местных подразделений федеральных и областных бюджетных учреждений. По поручению главы округа на ежемесячные планёрные совещания могут приглашаться руководители и других организаций.

Подготовку данных совещаний (формирование списка участников, обеспечение явки участников совещания) осуществляет начальник общего отдела.

2.3. Заседания Административного Совета при главе округа.

2.3.1. Заседания Административного Совета – это коллегиальное рассмотрение вопросов управления округом, планов, программ социально – экономического развития округа, иных актов администрации округа и выработка по ним решений.

Заседания Административного Совета проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал (как правило, последний вторник месяца в 09.30 часов).

Подготовку данных заседаний (составление плана подготовки и проведения заседания, формирование повестки дня, списка участников, материалов по вопросам повестки дня для участников заседания, обеспечение явки участников заседания) осуществляет заместитель главы администрации Завитинского муниципального округа по работе с территориями.

Структурные подразделения за 10 календарных дней предоставляют заместителю главы администрации округа по работе с территориями согласованные с курирующим заместителем главы администрации округа следующие материалы:

- информацию (справку) о состоянии дел по вынесенному на заседание Совета вопросу в масштабах округа, другие документы по данному вопросу;

- проект постановления главы округа по обсуждаемому вопросу;

- список лиц, чье присутствие необходимо при обсуждении вопроса.

Указанные материалы предоставляются на электронном носителе.

Заместитель главы администрации Завитинского муниципального округа по работе с территориями формирует пакет документов по вопросам, выносимым на заседание. За 5 дней до совещания составляется план заседания Административного Совета, в котором отражается повестка дня, список участников заседания. Пакет документов не позднее, чем за 2 рабочих дня заместителем главы администрации округа по работе с территориями направляется членам Административного Совета.

2.3.2. Заместители главы администрации округа, курирующие вносимые в повестку дня заседаний Административного Совета вопросы, предварительно рассматривают предоставляемые руководителями структурных подразделений документы. В случае необходимости возвращают их на доработку и несут ответственность за качество и своевременность подготовки документов, их согласование с заинтересованными лицами и организациями.

2.3.3. Материалы по вопросам, подлежащим рассмотрению на заседаниях Административного Совета, должны быть подготовлены в соответствии с Положением об Административном Совете при главе округа и настоящим Регламентом. В случае отступления от установленных требований материалы возвращаются на доработку.

Контроль за подготовкой и предоставлением материалов для рассмотрения на заседаниях Административного Совета осуществляется заместителем главы администрации округа по работе с территориями.

2.3.4. Организационно-техническая подготовка заседания Административного Совета осуществляется заместителем главы администрации округа по работе с территориями совместно с заместителями главы администрации округа и руководителями структурных подразделений, ответственными за подготовку вопросов, выносимых на заседание.

В случае использования на заседании Административного Совета мультимедийного оборудования структурными подразделениями, ответственными за подготовку вопросов, данный вопрос не позднее, чем за 3 рабочих дня согласовывается с заместителем главы администрации округа по работе с территориями.

2.3.5. Члены Административного Совета участвуют в заседаниях лично. В случае невозможности личного участия члена Административного Совета по согласованию с главой округа в заседании может принять участие, как приглашенный, его представитель.

2.3.6. По каждому рассматриваемому на заседании Административного Совета вопросу приглашаются лица, имеющие к этому вопросу непосредственное отношение.

2.3.7. Заседание Административного Совета считается правомочным, если на нем присутствуют более половины от общего числа членов Административного Совета.

Вопросы на заседании рассматриваются с обязательным участием руководителя структурного подразделения, к сфере ведения которого относится соответствующий вопрос, или лиц, исполняющих их обязанности.

2.3.8. На заседании Административного Совета время для докладов устанавливается председательствующим, как правило, в пределах 25 минут, для содокладов - 5-7 минут, для выступлений в прениях - 3-5 минут.

2.3.9. В ходе заседания члены Административного Совета имеют право:

- вносить предложения по повестке заседания и порядку работы;

- получать от докладчиков и выступающих в прениях дополнительные сведения по рассматриваемым вопросам;

- вносить предложения и замечания по проекту постановления или решения;

- в необходимых случаях вносить предложения о переносе обсуждения вопроса на другое заседание с учетом высказанных замечаний или о дополнительном изучении вопроса.

Лица, приглашенные на заседание, могут выступать в прениях, вносить предложения, делать замечания, давать справки по существу обсуждаемых вопросов.

Прения прекращаются по предложению председательствующего.

2.3.10. Общий отдел администрации округа обеспечивает проведение аудиозаписи заседаний Административного Совета.

2.3.11. Решения, принимаемые на заседании Административного Совета, оформляются протоколом, который подписывается председательствующим и секретарём. После подписания протокол хранится в общем отделе.

2.3.12. Контроль за исполнением постановлений, принятых по итогам заседания Административного Совета, осуществляет общий отдел администрации округа.

2.4. Иные совещания, в том числе с участием руководителей исполнительных органов государственной власти Амурской области, органов местного самоуправления округа проводятся в соответствии с планами, утверждаемыми главой округа. Подготовку и проведение данных мероприятий осуществляют руководители структурных подразделений администрации округа, ответственные за подготовку вопросов, выносимых на совещания. Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколом. Ведение протокола и контроль выполнения поручений обеспечивают руководители структурных подразделений администрации округа. В случае, когда совещание готовят несколько структурных подразделений, ведение протокола и контроль выполнения поручений осуществляется тем подразделением, который в перечне ответственных за подготовку совещания указан первым.

Копии протоколов указанных совещаний в обязательном порядке направляются в общий отдел для регистрации.

Порядок подготовки и проведения совещаний и других мероприятий с участием главы округа, заместителей главы администрации округа согласовывается с заместителем главы администрации округа по работе с территориями.

III. Порядок исполнения поручений, содержащихся в актах

главы округа, протоколах заседаний Административного

Совета, а также поручений главы округа, первого заместителя главы администрации округа, заместителей главы администрации округа

3.1. Исполнение поручений, содержащихся в актах администрации округа, протоколах заседаний при главе округа, а также поручений главы округа, первого заместителя главы администрации округа, заместителей главы администрации округа, содержащихся в протоколах проведенных ими совещаний и в резолюциях (далее - поручения), организуется руководителями структурных подразделений администрации округа, которым адресованы поручения.

Доведение поручений, данных главой округа на планерных совещаниях, до исполнителей обеспечивается общим отделом.

Поручения, содержащиеся в актах администрации округа, доводятся путем направления общим отделом исполнителям копии акта.

Поручения, содержащиеся в протоколах совещаний, проводимых главой округа, первым заместителем главы администрации округа, заместителями главы администрации округа, и резолюциях по рассмотренным ими документам, доводятся до исполнителей путем направления им ответственными за проведение совещаний структурными подразделениями протокола совещания или выписки из него либо резолюции, оформленной в установленном порядке.

Руководители структурных подразделений возлагают ответственность за организацию контроля исполнения поручений на своего заместителя, либо оставляют организацию исполнения указанных поручений за собой.

3.2. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения. В случае если срок исполнения поручения превышает 1 месяц, то в поручении дополнительно устанавливаются сроки предоставления докладов о ходе его исполнения.

В тексте поручения могут быть указания «срочно» или «оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания (решения). При этом срок доставки поручения до непосредственного исполнителя составляет 2 часа и 24 часа соответственно.

Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания поручения (решения). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, руководители структурных подразделений представляют главе округа, либо его заместителю мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения.

Такие предложения предоставляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения (решения). Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

3.3. Информация по исполнению поручений главы округа направляется ответственными структурными подразделениями первому заместителю главы администрации округа, заместителям главы администрации округа, отвечающим за соответствующее направление работы, в общий отдел.

В информации определяется степень фактического исполнения поручений и вносится предложение о снятии их с контроля.

3.4. Если поручение дано нескольким структурным подразделениям, то руководитель структурного подразделения администрации, указанный в поручении первым, является головным исполнителем поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу. Соисполнители предоставляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителем соответствующего структурного подразделения, в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа. Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создаются рабочие группы (при подготовке проектов актов нормативного характера).

3.5. Организация исполнения поручений главы округа осуществляется общим отделом.

Головной исполнитель поручения главы округа предоставляет доклад об исполнении поручения в общий отдел за 5 дней до истечения установленного срока, если в поручении главы округа не указан иной срок или нет указания «срочно» или «оперативно», с приложением проекта доклада.

3.6. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель (головной исполнитель) поручения за 5 рабочих дней до истечения срока, данного на исполнение поручения, для срочных и оперативных поручений – за 1 рабочий день до истечения срока, предоставляет в общий отдел администрации округа объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.

В исключительных случаях срок исполнения поручения может быть изменен с письменного разрешения главы округа, первого заместителя главы администрации округа, заместителей главы администрации округа.

3.7. Поручения, содержащиеся в актах администрации округа, протоколах совещаний при главе округа или заместителей главы администрации округа снимаются с контроля общим отделом на основании решений, принимаемых главой округа или заместителями главы администрации округа, о чем информируются исполнители.

IV. Порядок подготовки и рассмотрения проектов

правовых актов главы округа

4.1. В соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом Завитинского муниципального округа глава округа обладает полномочиями по принятию правовых актов администрации округа. Правовые акты принимаются в форме постановлений и распоряжений.

4.2. Постановления главы округа являются нормативными правовыми актами в случае установления правовых норм (правил поведения), обязательных для неопределенного круга лиц, рассчитанных на неоднократное применение.

4.3. Распоряжения главы округа являются правовыми актами индивидуального характера, устанавливающими, изменяющими или отменяющими права и обязанности конкретных лиц, реализующими правовые нормы в связи с конкретным делом или событием.

4.4. Требования к оформлению проектов правовых актов устанавливаются инструкцией по делопроизводству в администрации округа.

4.5. В преамбуле акта даётся ссылка на нормативные правовые акты, дающие полномочия главе округа на регулирование общественных отношений, предусмотренных текстом указанных актов. В преамбуле может быть указана иная конкретная цель принятия соответствующего акта.

Преамбула не должна содержать статистических данных и других констатирующих сведений.

Распоряжения могут оформляться без преамбулы.

4.6. Оформление проектов правовых актов тем или другим актом определяется отделом по правовым и социальным вопросам администрации округа при их визировании.

Указанные правовые акты оформляются только на бланках установленных образцов.

Изменения и дополнения в перечисленные акты вносятся соответствующими актами.

4.7. Проекты постановлений и распоряжений должны отвечать следующим требованиям:

соответствовать федеральному, областному законодательству и нормативным правовым актам органов местного самоуправления;

быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой и финансированием;

содержать указания конкретным исполнителям, выполнение которых обеспечит решение поставленных задач, реальные сроки исполнения, а также пункт о возложении контроля за их исполнением на главу округа либо на заместителей главы администрации округа.

Если документ содержит приложение, то делается ссылка «согласно приложению» или «прилагается». При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Подготовленный проект печатается на компьютере в одном экземпляре на чистом листе бумаги через один интервал в системе «Word», шрифт «Times New Roman», размер - 13 - 14 пт.

В левом нижнем углу последнего листа проекта акта (с оборотной стороны) указываются инициалы, фамилия исполнителя (размер шрифта - 10 пт).

4.8. При подготовке проектов распорядительных актов исполнители руководствуются действующим законодательством, настоящим Регламентом, а также Инструкцией по делопроизводству в администрации Завитинского муниципального округа, ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

4.9. Юрисконсульты администрации округа проводят правовую экспертизу проектов правовых актов на предмет их соответствия действующему законодательству, предмету правового регулирования и правилам юридической техники. При наличии замечаний юрист готовит соответствующее заключение.

Ответственность за своевременную подготовку проекта акта несет должностное лицо, указанное в резолюции к документу, в которой содержится поручение подготовить соответствующий проект. В случае если поручение дано одновременно нескольким должностным лицам, ответственность за подготовку проекта несет лицо, указанное в поручении первым (далее - ответственный за подготовку проекта).

Ответственный за подготовку проекта проводит анализ проекта на предмет оценки соблюдения требований настоящего Регламента при внесении проекта акта, обоснованности и целесообразности принятия решения, предлагаемого проектом, полноты представленных расчетов, обоснований и прогноза последствий реализации предлагаемого решения, обязательности его принятия. Ответственный за подготовку проекта обеспечивает его согласование, редакционную доработку проекта акта, оформление его для подписания.

4.10. Проект акта, переданный должностному лицу администрации округа на визу, рассматривается им в течение не более 3 рабочих дней. Срочные проекты визируются в течение 3 часов. Юрисконсульты администрации округа проводят правовую экспертизу, визируют проекты в течение 10 рабочих дней, срочные - в течение одного рабочего дня, в случае наличия замечаний, носящих существенный характер, готовят заключение. Срочность проекта определяется главой округа, первым заместителем главы администрации округа.

Проекты нормативных правовых актов, затрагивающих права и свободы граждан, могут направляться юристами администрации округа в органы прокуратуры для дачи заключения. По итогам заключения юрисконсульты в установленные сроки визируют указанные акты либо направляют их на доработку исполнителям.

Если подготовленный правовой акт влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие правовые акты, эти изменения или дополнения включаются в проект подготовленного акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

4.11. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект акта внесены уточнения, не изменившие его содержания.

4.12. Каждый проект нормативного правового акта главы округа, затрагивающий права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающий правовой статус организаций или имеющий межведомственный характер подлежит экспертизе в целях выявления положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции (экспертиза на коррупциогенность) в соответствии с требованиями действующего законодательства.

4.13. Проекты актов, завизированные должностными лицами, определенными настоящим Регламентом и Инструкцией по делопроизводству администрации округа, с пакетом документов, предусмотренных настоящим Регламентом, предоставляются главе округа на подпись.

4.14. По результатам рассмотрения главой округа проекты актов могут быть возвращены внесшим их руководителям структурных подразделений для доработки или из-за нецелесообразности их принятия.

4.15. Проекты актов, внесенные с замечаниями, предоставляются главе округа с предложениями о порядке дальнейшей работы с ними.

4.16. Неурегулированные разногласия, изложенные в замечаниях по проекту акта и рассмотренные заместителем главы администрации округа, курирующим соответствующую сферу, рассматриваются главой округа, который принимает окончательное решение. По решению главы округа рассмотрение разногласий может проводиться на заседании соответствующего координационного или совещательного органа.

В этом случае к проекту акта прилагается справка с изложением имеющихся возражений.

4.17. Проекты актов подписываются главой округа, а в его отсутствие - лицом, исполняющим обязанности главы округа.

4.18. Заместитель главы администрации Завитинского муниципального округа по работе с территориями присваивает дату и номер подписанным правовым актам и передает их для официального опубликования. Необходимость официального опубликования указанных актов определяется юристами администрации округа в соответствии с действующим законодательством.

В случае непредоставления исполнителем листа рассылки, рассылку распорядительных актов осуществляет исполнитель. В лист рассылки включаются структурные подразделения администрации округа, другие органы и организации, являющиеся исполнителями акта, которым даны поручения указанным актом, другие заинтересованные органы и должностные лица и обязательные для рассылки адресаты.

Оригиналы правовых актов хранятся в общем отделе администрации округа в установленном порядке. Копии указанных документов с оттиском печати «Для документов», равным по юридической силе подписи главы округа или лица, на которого возложено исполнение обязанностей главы округа, направляются заинтересованным должностным лицам.

4.19. Сектор по мобилизационной работе администрации округа присваивает дату и номер подписанным правовым актам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, осуществляет рассылку дополнительно изготовленных экземпляров и хранение оригиналов указанных актов в соответствии с требованиями руководящих документов в области защиты государственной тайны.

V. Организация работы со служебными документами

5.1. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящим Регламентом правил и порядка работы с документами в администрации Завитинского муниципального округа возлагается на руководителей структурных подразделений.

5.2. Порядок ведения делопроизводства в администрации округа определяется Инструкцией по делопроизводству в администрации округа, утверждённой постановлением главы округа от 29.06.2022 № 581, номенклатурой дел, ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и настоящим Регламентом.

5.3. Методическое руководство организацией делопроизводства в администрации округа осуществляется заместителем главы администрации Завитинского муниципального округа по работе с территориями.

Методическое руководство организацией секретного делопроизводства в администрации округа осуществляется сектором по мобилизационной работе.

5.4. Ведение делопроизводства в администрации осуществляется общим отделом, в структурных подразделениях - лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

Ведение секретного делопроизводства в администрации округа осуществляется лицом ответственным за ведение секретного делопроизводства сектора по мобилизационной работе.

5.5. Вся входящая несекретная документация, поступающая в администрацию округа, проходит первичную сортировку и регистрацию в приёмной главы округа делопроизводителем МКУ ЦБ Завитинского муниципального округа.

Обращения граждан регистрируются отдельно и передаются в общий отдел.

5.6. Регистрации в приёмной главы округа подлежат все документы, кроме обращений граждан, нормативных правовых актов главы округа, а также проектов правовых актов главы округа на этапе их согласования, поручений главы округа, заместителей главы администрации округа, данных по итогам совещаний. Внутренняя переписка между сотрудниками администрации, а также структурными подразделениями администрации округа не регистрируется.

Подлежащие регистрации документы вписываются в журнал регистрации и передаются на рассмотрение главе округа, заместителям главы администрации округа. Резолюции указанными лицами фиксируются на бумажном носителе.

Документы, доставленные фельдъегерской почтой, регистрируются секретарём окружной комиссии по бронированию граждан, пребывающих в запасе сектора по мобилизационной работе администрации округа.

5.7. Корреспонденция, поступившая после 16.00 часов, подлежит регистрации на следующий день, кроме срочной корреспонденции.

Делопроизводитель выдает документы и принимает документы на отправку в течение рабочего дня.

5.8. Делопроизводитель обеспечивает доведение документов, содержащих поручения главы округа, до исполнителей в 1-дневный срок, а срочных и оперативных поручений – как правило, незамедлительно.

5.9. Регистрация отправляемых документов и их электронная (в системе электронного документооборота «Дело - Web») или факсимильная отправка адресатам осуществляется централизованно делопроизводителем в день их подписания главой округа, заместителями главы администрации округа, в праздничные и выходные дни – ответственными дежурными. При необходимости, документы могут отправляться на бумажных носителях: по территории города - нарочным (заведующим хозяйством МБУ «Управление ЖКХ и благоустройства» Завитинского муниципального округа) с обязательной отметкой получателя (подпись и расшифровка) в специальном журнале, за пределы города – почтовыми отправлениями. Отправку почтовых отправлений, подготовленных делопроизводителем, осуществляет заведующий хозяйством. Документы комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав отправляет главный специалист - ответственный секретарь, документы административной комиссии - главный специалист- эксперт по организационному обеспечению её деятельности.

5.10. Документы, подготовленные и используемые в структурных подразделениях, имеющих статус юридического лица, регистрируются в самих подразделениях.

5.11. В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, руководители структурных подразделений предоставляют на имя курирующего заместителя главы администрации округа предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения. Срок исполнения документа может быть продлен только лицом, его установившим. Такие предложения предоставляются не позднее, чем за 5 дней до окончания срока исполнения с копией промежуточного ответа заявителю.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

5.12. Для исполнения поручения по документу устанавливается срок (календарная дата) его исполнения. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца с даты регистрации документа.

Порядок исполнения поручений с пометками «срочно» и «оперативно» определяется разделом III настоящего Регламента.

5.13. Лицу, ответственному за исполнение поручения, передается оригинал письма заявителя под подпись, а для соисполнителей снимаются копии документа.

5.14. Контроль за соблюдением сроков исполнения поступивших запросов на имя главы округа, заместителей главы администрации округа осуществляет делопроизводитель.

5.15. Напоминание ответственным исполнителям об исполнении документов осуществляется главным специалистом общего отдела еженедельно, а отчет о состоянии исполнения поручений предоставляется ежедневно заместителю главы администрации Завитинского муниципального округа по работе с территориями.

5.16. При подготовке документа на подпись, визирование его в структурных подразделениях администрации осуществляется в течение 5 рабочих дней, срочных документов - в течение одного рабочего дня. Перечень визирующих лиц определяется заместителем главы администрации Завитинского муниципального округа по работе с территориями. Ответственность за наличие всех необходимых виз несет исполнитель документа.

5.17. Визирование проекта документа осуществляется в следующем порядке:

исполнитель;

юрисконсульт администрации округа;

заинтересованные должностные лица финансовых, экономических и иных служб администрации округа;

руководитель структурного подразделения;

другие заинтересованные лица;

заместитель главы администрации Завитинского муниципального округа по работе с территориями;

заместитель главы администрации округа, курирующий данный вопрос.

Указанные лица несут персональную ответственность за качество подготовки проекта акта.

Виза должна содержать расшифровку подписи визирующего и дату.

5.18. Исполнитель готовит необходимое количество экземпляров документа с точными адресами (одна копия документа с подлинными визами и подписью руководителя остается на хранении в общем отделе), передает их делопроизводителю для отправки согласно представленному списку рассылки, подписанному руководителем соответствующего структурного подразделения.

5.19. Доверенности за подписью главы округа оформляются на общем бланке администрации округа.

5.20. Договоры и соглашения, заключаемые от имени администрации округа, прошедшие экономическую и юридическую экспертизу, проходят необходимое согласование (визирование с расшифровкой производится на лицевой или оборотной стороне последнего листа договора или соглашения) и передаются на подпись главе округа.

После подписания договора или соглашения сторонами они проходят регистрацию в отделе по правовым и социальным вопросам и передаются на хранение в отдел учёта и финансирования.

5.21. Номенклатура дел структурных подразделений администрации округа на следующий год разрабатывается до 15 декабря текущего года руководителями соответствующих структурных подразделений, обобщается общим отделом. Сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года.

5.22. Организация оперативного хранения документов и дел и передача документов на архивное хранение осуществляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации округа.

Дела временного срока хранения по истечении срока хранения уничтожаются по акту, утверждаемому руководителем структурного подразделения администрации округа.

Дела постоянного срока хранения после 5-летнего хранения в структурных подразделениях передаются по описи в муниципальный архив.

VI. Порядок работы с обращениями граждан

6.1. Правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан, регулируются Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Уставом (основным Законом) Амурской области, законами Амурской области, Уставом Завитинского муниципального округа, иными нормативными правовыми актами области и округа.

6.2. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в общем отделе в течение 1 дня с момента поступления в администрацию округа . Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации округа, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующие органы или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случаев, определенных действующим законодательством.

6.3. Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, ставятся на контроль.

6.4. Поступившие из Правительства области и взятые им на контроль обращения граждан передаются главе округа, первому заместителю главы округа, которые определяют порядок их дальнейшего рассмотрения. Ими же подписываются ответы на обращения в Правительство области и заявителям. Контрольные письма, как правило, рассматриваются с выездом на место.

6.5. Если в резолюции по исполнению обращения граждан значится несколько исполнителей, то всю организационную работу проводит должностное лицо, указанное первым.

Ответственный исполнитель определяет сроки предоставления соисполнителями информации об исполнении поручения, порядок согласования и подготовки итогового документа по обращению граждан. Информация по исполнению поручения предоставляется в адрес исполнителя, указанного в резолюции первым. Персональную ответственность за рассмотрение обращения несут все исполнители.

6.6. При поступлении в общий отдел от исполнителя мотивированной просьбы о продлении срока рассмотрения обращения он может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, или уполномоченным на то лицом, но не более чем на 30 дней. Обращение ставится на дополнительный контроль, о чем извещается заявитель. В случае если обращение направлено с контролем из Правительства области, в их адрес также направляется промежуточный ответ с просьбой о продлении срока рассмотрения.

6.7. При нарушении порядка и сроков рассмотрения обращений граждан информация о фактах нарушений начальником общего отдела предоставляется заместителю главы администрации Завитинского муниципального округа по работе с территориями для принятия мер и внесения предложений главе округа по привлечению к ответственности виновных.

6.8. Прием граждан ведется в установленные дни недели. Запись на прием и организация приема граждан обеспечиваются делопроизводителем. Организация исполнения решений, принятых по результатам приема граждан, возлагается на структурные подразделения, в компетенцию которых входит рассмотрение указанных вопросов.

VII. Представление интересов администрации округа в

судах общей юрисдикции и арбитражных судах, организация работы по протестам и представлениям прокурора Завитинского района Амурской области и экспертным заключениям органов юстиции

7.1. Для представления позиции администрации округа в судах общей юрисдикции, арбитражных судах в качестве стороны могут выступать глава округа, уполномоченные им должностные лица администрации округа, являющиеся инициаторами разработки оспариваемого акта.

В целях правовой защиты в судах актов, принятых главой округа, могут привлекаться соответствующие структурные подразделения администрации для участия от имени администрации округа.

7.2. Полномочия представителя администрации округа в суде должны быть указаны в доверенности, подписанной главой округа и оформленной в соответствии с действующим законодательством.

7.3. Структурное подразделение, обеспечивающее представление интересов администрации округа в суде по отдельному делу, обязано в сроки, установленные процессуальным законодательством Российской Федерации на обжалование судебных решений, доложить главе округа о результатах рассмотрения соответствующего дела.

В случае удовлетворения судом требований, предъявленных к администрации округа, соответствующее структурное подразделение в установленном порядке незамедлительно докладывает главе округа о принятом решении, вносит предложения об обжаловании решения суда, а по вступлении судебного решения в силу - о мерах по его выполнению.

7.4. Протесты и представления прокурора Завитинского района, экспертные заключения Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Амурской области на нормативные правовые акты администрации Завитинского муниципального округа, определенные главой округа или лицом, его замещающим, направляются для совместного рассмотрения юрисконсультом администрации округа и структурным подразделением администрации округа, отвечающим за данное направление.

Структурное подразделение в пределах своих полномочий рассматривает в течение 5 дней с момента поступления протест и в течение 15 дней со дня внесения представления прокурора Завитинского района или поступления экспертного заключения Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Амурской области, принимает конкретные меры по устранению допущенных нарушений.

Подготовленный соответствующий проект или мотивированное возражение о результатах принятых мер должны быть направлены прокурору Завитинского района или руководителю Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Амурской области в письменной форме за подписью главы округа или лица его замещающего.

VIII. Консультативные и координационные органы, образуемые в администрации округа

8.1. Для обеспечения согласованных действий структурных подразделений администрации округа, органов местного самоуправления округа и муниципальных учреждений в решении конкретного круга задач образуются координационные органы – комиссии, межведомственные штабы.

Для предварительного рассмотрения вопросов и подготовки предложений образуются коллегиальные органы - советы.

Для проведения мероприятий общегосударственного, областного и окружного значения образуются организационные комитеты.

Организационные комитеты возглавляются, как правило, заместителями главы администрации округа.

8.2. Комиссии, межведомственные штабы, советы и другие коллегиальные органы формируются на представительной основе. В их состав в зависимости от решаемых вопросов включаются представители структурных подразделений администрации округа, исполнительных органов государственной власти Амурской области, а также могут включаться представители Совета народных депутатов Завитинского муниципального округа, представители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, общественных объединений и других организаций.

8.3. Создание комиссий, межведомственных штабов, советов и других коллегиальных органов, утверждение положений о них осуществляются распорядительными актами главы округа с указанием целей, сферы, сроков и порядка осуществления деятельности, предоставляемых полномочий, а также определяется состав – председатель, заместитель (заместители), секретарь, члены комиссии, межведомственного штаба или совета, других коллегиальных органов.

Для подготовки материалов и проектов нормативных правовых и распорядительных актов, оперативного решения проблем, не требующих созыва всех членов комиссии, межведомственного штаба или совета, из их состава могут создаваться рабочие группы.

8.4. Решения комиссий, межведомственных штабов и советов оформляются протоколами. Оформление и рассылка протоколов (выписок из них) осуществляются секретарем комиссии, межведомственного штаба или совета. Копии протоколов направляются также в общий отдел администрации округа.

Протоколы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации Завитинского муниципального округа.

8.5. Комиссии, межведомственные штабы, советы, другие коллегиальные органы планируют и организуют свою деятельность самостоятельно в соответствии с Положениями о них.

8.6. Утверждённые планы на очередной календарный год секретари комиссий, межведомственных штабов, советов, других коллегиальных органов предоставляют в общий отдел до 31 декабря текущего года.

IX. Порядок взаимодействия администрации округа с органами местного самоуправления округа

9.1. Администрация округа взаимодействует с органами местного самоуправления округа в соответствии с законодательством Российской Федерации и Амурской области по вопросам разработки планов работы, программ социально-экономического развития, нормативных правовых актов и распорядительных документов, затрагивающих решение вопросов местного значения.

9.2. Взаимодействие администрации округа и органов местного самоуправления осуществляется путем:

привлечения к работе в комиссиях (советах, других коллегиальных органах) представителей органов местного самоуправления по вопросам, затрагивающим их интересы;

обсуждения вопросов на заседаниях при главе округа с присутствием приглашенных.

9.3. Администрация Завитинского муниципального округа взаимодействует с органами местного самоуправления округа по вопросам осуществления ими отдельных полномочий в случаях, установленных федеральным и областным законодательством, в пределах своей компетенции издает нормативные правовые акты и осуществляет контроль за их исполнением, а также за использованием предоставленных материальных ресурсов и финансовых средств.

9.4. В целях информационного взаимодействия общий отдел направляет органам местного самоуправления принятые главой округа правовые акты, планы работы администрации округа и проекты документов, затрагивающие сферу деятельности органов местного самоуправления.

9.5. Обеспечение взаимодействия администрации округа с органами местного самоуправления осуществляется общим отделом администрации округа.

X. Порядок взаимодействия администрации округа с федеральными органами власти, органами государственной власти Амурской области, аппаратом губернатора Амурской области и Правительства Амурской области, территориальными органами федеральных органов власти, органами прокуратуры, правоохранительными органами

10.1. Письма в адрес губернатора области, заместителя Председателя Правительства Амурской области, руководителей территориальных органов федеральных органов власти, аппарата Правительства Амурской области, избирательной комиссии Амурской области, руководителей органов исполнительной власти Амурской области, председателя Законодательного Собрания Амурской области, прокурора Амурской области, прокурора Завитинского района, начальника ОМВД России «Завитинское» направляются за подписью главы округа на бланке администрации Завитинского муниципального округа.

10.2. Письма в адрес заместителей руководителей территориальных органов федеральных органов власти, заместителей руководителей органов исполнительной власти Амурской области, прокурора Завитинского района, начальника ОМВД России «Завитинское» направляются за подписью заместителей главы администрации округа в соответствии с распределением обязанностей.

10.3. Письма в адрес руководителей структурных подразделений в составе органов исполнительной власти Амурской области направляются за подписью руководителей структурных подразделений администрации округа, в соответствии с ведомственной принадлежностью.

10.4. Администрация округа в пределах полномочий взаимодействует с органами местного самоуправления Амурской области.

Порядок взаимодействия устанавливается соглашениями или договорами, подписываемыми главами территорий.